Nejlepší online nástroje pro startupy, malé firmy i freelancery zdarma

Prodáváme sice šperky, ale nejsme úplně klasickou firmou, jakou byste si v tomto odvětví pravděpodobně představili. Spíš než jako o klenotnictví o sobě uvažujeme jako o startupu – jsme mladí, rychle rosteme a rozvíjíme se a v online prostředí jsme jako doma.

Většina z nás (kromě zlatníků) stráví skoro celý u obrazovky počítače, kde nám kromě našich webových stránek dělají společnost i různé online nástroje a aplikace, bez kterým bychom si už naše fungování nedokázali představit.

Moc dobře si pamatujeme, kolik času jsme v začátcích strávili jejich výběrem, jak jsme procházeli všemožné recenze, vybírali jsme a testovali. Chtěli bychom se s vámi proto podělit o tipy na aplikace, které už prošly naší zatěžkávací zkouškou a které se nám osvědčily. Věříme ve sdílení a v to, že nám to karma jednou vrátí :) A hlavně budeme moc rádi, když vám tím pomůžeme, ušetříme trochu času a usnadníme rozhodování.

V prvním příspěvku bychom se chtěli věnovat těm nástrojům, které jsou minimálně v základní verzi zdarma a které díky tomu využijí nejen malé začínající firmy, které své náklady pečlivě hlídají, ale třeba i freelanceři. Postupně vám pak představíme další nástroje, které využíváme nejen v marketingovém týmu, ale za které je třeba trochu připlatit.

Asana: jednoduché plánování úkolů a řízení projektů

K čemu ji využíváme?

Asanu jsem zmínila už v článku, kde jsem psala o tipech pro zvýšení osobní efektivity a produktivity. Je tím zásadním nástrojem, který využíváme pro organizaci a plánování úkolů. Díky ní na nic důležitého nezapomeneme a zvládáme plnit drobné úkoly i větší projekty. Propojuje náš hlavní tým v pražské kanceláři se všemi externisty, pomáhá nám udržovat pořádek ve všem, na čem momentálně pracujeme, a máme tu uložené i různé nápady na věci, do kterých se chceme pustit v budoucnu.

Pokud bych měla jmenovat jednu věc, bez které si svůj pracovní den nedokážu představit, je to právě Asana.

Hlavní prvky a funkce

• Týmy – v bezplatné verzi může být v jednom týmu maximálně 15 členů. Zároveň je ale možné do jednoho účtu přidat více týmů, takže i při větším počtu lidí budou všichni pořád na jednom místě.
• Úkoly – alfa a omega celého nástroje. Každý úkol je přiřazený jedné zodpovědné osobě a má jasně stanovený deadline. Oceňujeme hlavně hodně prostoru pro podrobnější zadání a instrukce. Ke každému úkolu je možné připnout i různé přílohy, pokud rovnou nevkládáte odkazy na věci sdílené online.
• Podúkoly – jakmile jsme je objevili, propadli jsme jejich kouzlu. Pomáhají v ještě lepší přehlednosti hlavně v případě, že je pro dokončení většího úkolu potřeba zapojení několika členů týmu a zpracování řady menších úloh.
• Projekty – každý úkol nebo podúkol je možné přiřadit do jednoho, ale i do více projektů zároveň. Úkoly v projektech mohou být organizované jako seznam, nebo jako nástěnka se sloupcích (pokud znáte Trello, není pochyb, odkud vzešla inspirace). Já jako do velké míry vizuálně založený člověk oceňuji možnost barevného rozlišení štítků s názvy projektů.
• Komentáře – pod každým úkolem je prostor pro diskuzi, která se hodí nejen pro komunikaci s externím týmem. Vše k dané věci je hezky přehledně na jednom místě, není třeba nic dohledávat v e-mailech a pokud na něčem chvíli nepracujete, pohodlně se pak můžete vrátit tam, kde jste zrovna přestali.
• Sledující – mohou být přiřazeni k úkolu, který není určený primárně jim, ale o kterém by měli mít přehled. Mohou pak přispívat do komentářů a díky automatickým notifikacím být neustále v obraze.
• Seznam úkolů/kalendář – při plánování a práci s úkoly je možné využít buď jejich zobrazení v seznamu, kde je seřadíte a vyfiltrujete podle zrovna potřebných kritérií (splněné/nesplněné, deadline, projekt apod.), nebo zobrazení v kalendáři.
• Opakované úkoly – máte-li nějaké rutinní úkoly, na kterých pracujete každý den, týden nebo třeba měsíc, oceníte jistě možnost vytvářet opakované úkoly, které se po splnění automaticky replikují s novým termínem.

Toggl: přehledné měření času

https://toggl.com/app/timer

K čemu ho využíváme?

S pomocí Togglu sledujeme a měříme odpracovaný čas. Každý z nás tak má skvělou zpětnou vazbu a představu o tom, jak dlouho na něčem pracoval. Zároveň máme díky podrobnému reportingu přehled o tom, nad jakými oblastmi trávíme čas jako tým. A máme také kontrolu nad tím, jak pracují externisti.

Hlavní prvky a funkce

• Měření času – stačí napsat název úkolu, zapnout tlačítko a čas běží :) Pokud zapomenete včas zapnout nebo vypnout, je možné vstupy dodatečně upravit a čas přepsat.
• Projekty – každému úkolu lze přiřadit nějaký projekt. Ten může být buď soukromý, nebo sdílený v rámci celého týmu. Používám analogické označení projektů jako na Asaně, aby vše bylo co nejpřehlednější. Já se opět raduji z barviček, jejichž výběr je sice trochu omezený, ale stačí :)
• Klienti – tohle je něco, co nevyužijeme v rámci jedné firmy. Hodí se ale všem freelancerům, kteří pracují současně na různých projektech.
• Týmy – u bezplatné verze může být v jednom týmu zařazeno až 5 členů, kteří sdílejí projekty a kteří můžou být zahrnutí do jednoho reportu.
• Pracovní plocha – k jednomu účtu je možné přidávat další pracovní plochy s novými týmy, takže je možné použít aplikaci i pro větší počet lidí a mít vše stále na jednom místě.
• Reporting – reporty mohou být buď souhrnné, podrobné nebo týdenní a lze je filtrovat buď podle lidí, klientů nebo projektů podle toho, co vás zrovna zajímá :) Stejně pojmenované vstupy se automaticky sčítají, takže je vždy rovnou vidět celkový čas strávený nad konkrétním úkolem. Úkoly zařazené do stejné projektu jsou také automaticky seskupené.

Slack: efektivní komunikace

https://slack.com/

K čemu ho využíváme?

Slack je nástroj určený primárně pro komunikaci. Kromě toho ale jsme zejména v rámci našeho marketingového týmu našli jeho využití i pro plánování a reporting. V prostředí konverzačních kanálů rozdělených podle různých oblastí diskutujeme nad novými nápady a sdílíme týdenní i měsíční přehledy toho, na čem zrovna pracujeme. Tyhle reporty pak využijeme jako podklady pro pravidelné meetingy a zároveň díky nim mají i ostatní členové týmu, kteří nejsou přímo zapojení do každodenních úkolů, možnost být neustále v obraze a vědět, co se děje.

Slack u nás do velké míry nahrazuje Google Hangouts. Jako chat je mnohem přehlednější, žádná zpráva se neztratí a neunikne naší pozornosti. Historie komunikace je zároveň mnohem lépe dohledatelná, i když v neplacené verzi může být zobrazeno maximálně 10 000 posledních komentářů. A na rozdíl od klasického chatu tady zprávy nepůsobí tak naléhavě, takže tolik nevyrušují a nebrání v soustředěné práci. V případě hromadné komunikace se zase neutopíme v záplavě mailů.

Hlavní prvky a funkce

• Kanály – tematická vlákna určená pro konverzaci, ke kterým se může připojit kdokoli z týmu. Fungují na podobném principu jako diskuzní fóra. Kromě hlavního vlákna je možné ke každému komentáři přidat reakci a založit tak samostatné konverzační vlákno. Ke každému kanálu je také možné připnout různé soubory. My využíváme možnost vložit sdílené dokumenty z Google Drive.
• Přímé zprávy – soukromý chat mezi dvěma nebo více lidmi.

V základní verzi je Slack až neuvěřitelně jednoduchý. Byl také primárně vyvinutý jako program pro komunikaci mezi vývojáři, takže funkčnost je na prvním místě. Kromě toho má ale spoustu dalších vychytávek v podobě různých rozšíření a integrací s dalšími aplikacemi. Je pak jen na vás, jak si ho přizpůsobíte k obrazu svému :) My například využíváme možnosti ankety, když hlasujeme o tom, co podnikneme v rámci teambuildingu nebo kam vyrazíme na (před)vánoční večeři a party :)

Canva: grafický design snadno a rychle

https://www.canva.com/ V Canvě rychle a jednoduše vykouzlíte různé grafiky, aniž byste museli být profík na design. Využíváme ji hlavně při tvorbě obrázků pro příspěvky na Facebook nebo Instagram, ale i pro newslettery.

Můžete využít připravené šablony, do kterých vložíte vlastní fotky a doplníte je textem nebo jinými grafickými prvky.

Máte také své oblíbené nástroje? Používáte nějaké jiné než ty, které jsme uvedli? Budeme rádi za vaše tipy :)